Als u een brief gaat faxen, volg dan bepaalde regels bij het opstellen ervan, zodat deze door de geadresseerde wordt gelezen en niet rechtstreeks naar de prullenbak wordt gestuurd.
instructies:
Stap 1
Stel een brief op in een tekstverwerker MS Word of gebruik een sjabloon die in MS Publisher te selecteren is (met het bedrijfslogo). Als u tabellen gaat verzenden, is het acceptabel om ook MS EXEL te gebruiken. Afbeeldingen moeten de extensie.jpgG hebben.
Stap 2
Het formaat van een standaardbrief die per fax wordt verzonden, is één A4-pagina. Lettertype - minimaal 10 puntsgrootte. Spreid daarom uw gedachten niet langs de boom, zodat u niet meerdere pagina's een brief hoeft te sturen. En probeer niet alle informatie die u nodig acht op één pagina te krijgen met lettergroottes die bijna nul zijn.
Stap 3
Wees duidelijk en beknopt. Indien uw geadresseerde aanvullende informatie, informatietabellen, foto's nodig heeft, zal hij niet aarzelen om u hiervan op de hoogte te stellen via de telefoonnummers of het e-mailadres vermeld in uw brief. Schrijf alleen over wat interessant kan zijn voor uw geadresseerde. Als er een verzoek naar u is verzonden, kunt u dit alleen beantwoorden.
Stap 4
Plaats geen te kleine afbeeldingen of afbeeldingen met complexe afbeeldingen in de tekst, zodat uw geadresseerde geen letterlijk "wazige" indruk krijgt van u, uw diensten en uw bedrijf.
Stap 5
Spreek elke geadresseerde aan met naam en patroniem, ook als u brieven per fax verstuurt. Bedank de geadresseerde voor het lezen van deze brief en ga pas daarna over tot de presentatie van de informatie die u heeft over uw goederen of diensten, of het antwoord op zijn vraag.
Stap 6
Als u zich bezighoudt met commerciële mailing, probeer dan de aandacht van een potentiële klant te trekken met prijzen en kortingen voor uw goederen of diensten, en markeer ze grafisch.
Stap 7
Zorg ervoor dat u bij het afronden van uw brief uw hoop op verdere samenwerking uitspreekt. Vermeld het adres, telefoon-/faxnummer en e-mail van uw organisatie (ook als deze al eerder door u zijn aangegeven).
